Googleスプレッドシートから脱却！簡単にできるデータベース化の方法
readbelladmin1. はじめに
Googleスプレッドシートは手軽にデータを管理できるツールですが、データ量が増えると管理が煩雑になり、検索性やセキュリティに課題が生じます。業務効率を向上させるために、スプレッドシートからデータベースへ移行する方法について解説します。
2. Googleスプレッドシートの課題
(1) データの整合性が取りづらい
手入力が多く、誤入力や重複データが発生しやすい。
(2) 検索や集計が非効率
データ量が増えると検索速度が遅くなり、ピボットテーブルの処理も煩雑になる。
(3) セキュリティの問題
アクセス管理が難しく、不要なユーザーにもデータが閲覧される可能性がある。
(4) 共同編集時のバージョン管理が困難
複数人で編集すると、意図しない変更が上書きされることがある。
3. 簡単にできるデータベース化の方法
(1) Exmentの活用
Exmentを使うことで、ノーコードで簡単にデータベースを構築可能。
- データの一元管理：複数人がリアルタイムで最新の情報を共有可能。
- アクセス権限の設定：ユーザーごとに権限を細かく設定し、セキュリティを強化。
- 検索・集計の高速化：スプレッドシートよりも素早くデータを検索し、レポート作成も容易に。
(2) Google Cloud FirestoreやAirtableの活用
クラウドベースのデータベースを活用することで、スプレッドシートの延長で使いながら、より高度な管理が可能。
(3) RPA・自動化ツールとの連携
ZapierやGoogle Apps Scriptを活用し、データの自動入力や更新を行うことで、手作業の負担を減らす。
4. まとめ
Googleスプレッドシートは便利ですが、データの増加や業務の複雑化に伴い、管理が難しくなります。Exmentのようなデータベースを活用することで、業務の効率化やデータの正確性向上が可能になります。
**「スプレッドシート管理に限界を感じている」「もっと効率的なデータ管理をしたい」**と考えている企業様は、ぜひデータベース化を検討してみてはいかがでしょうか？
ReadBellではExmentの導入やデータベース構築、各種業務テンプレートの製作などのサポートを行っていますのでお気軽にお問合せください。
