**第5回：【脱Excel】無料のWebデータベース Exmentで始める
readbelladminデータ共有・管理革命**
中小企業の現場で最も多く聞く悩み——
それは 「データを共有する仕組みがない」 という問題です。
Excelは優秀なツールですが、
以下の点で“データ共有”に向いていません。
- 同時編集ができない
- ファイルが壊れる
- バージョンが乱立する
- 正しいデータがどれかわからない
- 人によってフォーマットが違う
- 更新履歴が追えない
- アクセス権限の制御ができない
その結果、業務は混乱し、情報は分断され、
経営判断のスピードは著しく落ちます。
しかし、Excelをやめて高額なシステムを導入するのも現実的ではありません。
そこで登場するのが、
中小企業の“Excel文化”を壊さずWeb化できる無料ツール Exment（エクスメント）
です。
本記事では、
“脱Excel”の現実的な方法としてのExment活用術と、
Exmentが起こすデータ共有・管理革命を徹底的に解説します。
■ Excelでは絶対に実現できない「データ共有・管理の壁」
中小企業が最も苦しんでいるのは、
「データが会社ではなく“個人”に紐づいてしまうこと」。
Excelでデータ共有が難しい理由は以下の通り。
① 同時編集できない
一番深刻な問題です。
営業が顧客管理Excelを開いていると、
他の社員は編集できません。
- 営業A「今Excel開いてます？」
- 総務「閉じてください〜」
- 営業B「保存し忘れてデータが消えた！」
これが毎日の現場で本当に起きています。
② バージョン違いのファイルが増殖する
社内共有フォルダにはこんなファイルが並びます。
- 顧客管理_最新版
- 顧客管理_最新版（本当に最新版）
- 顧客管理_改訂版
- 顧客管理_2024_レビュー前
- 顧客管理_final
- 顧客管理_final本物
- 顧客管理_final本物2
何が最新か、誰にもわからない状態に。
③ 情報漏洩のリスクが高い
Excelは権限管理が弱く、
USBコピーやメールでのファイル流出が簡単に起きます。
④ フォーマットが統一されない
担当者ごとに列の順番も項目名も違う。
結果、
「集計すら困難なExcel」 が生まれます。
⑤ 更新履歴が追えない
「誰が」「いつ」「何を」変更したか、
Excelにはほぼ残りません。
これは企業にとって致命的な欠点です。
■ Exmentがもたらす“データ共有・管理革命”
Exmentは無料で使えるWebデータベースで、
Excelでは絶対に不可能な「会社単位でのデータ管理」ができるようになります。
ここではExmentが提供する革命的なメリットを順に解説します。
■ ① データが“常に1つ”で共有できる（最新版問題ゼロ）
ExmentはデータがWeb上で一元管理されるため、
バージョン違いのファイルが増殖することはありません。
- 顧客台帳
- 商談管理
- 見積履歴
- 請求履歴
- 在庫管理
- 工事進捗
- 契約書管理
すべてが1つの場所に集まり、
社員全員が常に“同じ情報”を参照できます。
■ ② 同時編集が可能。複数人・複数拠点でも作業が止まらない
複数人が入力しても問題ありません。
- 営業Aが顧客登録
- 営業Bが案件情報を追加
- 総務が請求情報を入力
- 社長がスマホで実績を確認
すべて同時に可能です。
Excelのように
「閉じてもらえますか？」
というやり取りは一生なくなります。
■ ③ 権限管理が強力で“見せたい情報だけ”を与えられる
Exmentは権限管理が細かく設定できます。
- 閲覧のみ
- 編集可能
- 削除権限
- 部署ごとに閲覧制限
- 外注スタッフは必要な情報だけ
- 顧客リストを営業にだけ公開
Excelでは絶対に不可能なレベルのセキュリティが実現します。
■ ④ フォーマット統一で会社全体のデータ品質が安定する
Exmentでは画面レイアウト・項目名・入力ルールが統一されます。
その結果、
データ品質が“誰が入力しても一定”に保たれます。
- 必須項目
- 日付形式
- 数値の桁数
- マスタ選択
- 半角・全角の統一
- 禁則文字チェック
Excelでは人が判断していた部分を、
Exmentがシステムとして自動制御します。
■ ⑤ 更新履歴がすべて記録される（変更ログ機能）
Exmentには変更ログ機能があります。
- 誰が
- いつ
- 何を
- どう変更したか
すべて履歴として残るため、
ミスの原因追跡、内部統制にも強力です。
■ 事例：Excel共有の限界に達していた物流会社（社員20名）
▼ Before
- 顧客管理・出荷履歴・請求情報がExcelで分断
- 毎日3～4回「今ファイル開いてます？」が飛び交う
- 売上集計に毎月2日以上
- バージョン違いで請求ミスが発生
- kintoneは費用でNG。楽々販売は機能過多で導入断念
▼ After（Exment導入）
- 全データが一元化され、Excelファイルはゼロに
- 同時編集可能で営業のストレスが消滅
- 月次売上集計が自動化
- 原価・利益率の可視化で経営判断が高速化
- 外注業者には閲覧権限のみ付与
- データ品質が均一化されミス激減
- 月20時間以上の作業削減
特に経営者からは次のような声がありました。
「Excelでは絶対に無理だった“全体最適のデータ運用”がようやく実現できた」
■ 競合比較：データ共有・管理という視点でのExmentの位置づけ
| ツール | データ共有・管理の強み | 課題 |
|---|---|---|
| kintone | WebDBとして優秀、拡張性は高い | 人数課金で高額化しやすい |
| FileMaker | 柔軟だが高度。専門家必須 | 内製化の難易度が高い |
| AppSuite | Notes文化の企業では強い | 汎用的な拡張には限界 |
| 楽々販売・楽商・アラジン | 業務特化でデータ一元化が可能 | カスタム時に費用爆増 |
| Exment | 無料でWebDBが作れ、Excel文化に最適 | 高度会計などは連携が必要 |
**結論：
“無料でここまでできる”WebデータベースはExmentだけ。**
■ Exmentがもたらす“人・物・金”の変化（共有・管理編）
● 人
- 情報共有のストレスがゼロに
- 全社員が同じ情報を見て動ける
- 新人が早く育つ
- 管理者の負担が激減
● 物（データ）
- バージョン問題ゼロ
- 二重入力ゼロ
- データ品質が一定
- 複数拠点の情報も即時反映
● 金
- 導入コストが極小（無料から開始可）
- 月額19,800円で全社運用できる
- kintoneのように人数課金で膨らまない
- Excel作業の削減で残業削減
■ まとめ：脱Excelは“Exmentが最も現実的で確実な一歩”
Excelは優れたツールですが、
“データ共有・管理”には明確な限界があります。
Exmentを使えば、
- Webで一元管理
- 同時編集
- 権限管理
- 変更履歴
- フォーマット統一
- 自動集計
これらがすべて実現し、
中小企業のデータ運用は“管理不能 → 自動化・共有”へと進化します。
脱Excelの第一歩にExmentは最適。
しかも無料から始められる。
これほど導入しやすいDXツールは他にありません。
