**第2回：その業務、システムじゃダメですか？
readbelladmin社内人財を適材適所で生かすための経営術
― 属人化から脱却し、Exmentが組織を変える理由 ―**
中小企業の経営相談で最も多い悩みの一つが、
「特定の人に業務が集中してしまい、他の社員が育たない」
という“属人化”の問題です。
Excelや紙ベースで業務を回している企業では、
この属人化が深刻なスピードで進行し、やがて企業全体の生産性を下げます。
- ◉「Aさんしか売上管理の意味を理解していない」
- ◉「Bさんの休暇中は仕事が止まる」
- ◉「CさんのExcelが“ブラックボックス”化している」
- ◉「新人に業務を引き継ごうにも、資料がない」
この現象こそが、企業にとって最も危険な「情報の分断」です。
その結果——
本来すべき“経営的判断”ではなく、“属人ファイルの修繕”に時間が割かれる組織 が生まれてしまいます。
そこで本記事では、
Exmentを活用して“属人化から適材適所の組織へ”変える方法
を事例を交えながら分かりやすく解説します。
■ 属人化の正体は「情報の集約と仕組みがない」ことに尽きる
属人化は、決して社員が悪いわけではありません。
最大の原因は Excelと紙が“個人のローカルルール”を生みやすい構造 にあるからです。
Excelや紙ベース運用によくある属人化ポイントは以下の通りです。
▼ 属人化を生む構造
- Excelファイルが担当者ごとに乱立
- 数式・VBAが担当者しか理解できない
- 業務フローが“頭の中”にしか存在しない
- チェックルールが人によって違う
- 管理台帳の最新版がどれかわからない
この状態では、新人や他の社員が入っても
「どのファイルが正解かわからない」
「編集すると壊しそうで触れない」
という状況になり、人が育ちません。
■ Exmentは属人化の解消に“最適な設計”を持つツール
Exmentは、Excel文化の中小企業が最もつまずきやすい
“属人化ポイントを徹底的に潰す”設計 がされています。
▼ Exmentが属人化を解消する5つの仕組み
① すべての情報が一元化される（最新版が常に1つ）
Excelのように「誰かのPCに最新データがある」問題はゼロに。
部署・拠点をまたいでも、同じ画面で同じ情報を見られます。
② 入力ルールが画面に埋め込まれている
- 必須項目
- 形式チェック
- 数値制約
- マスタ選択
- 入力者の権限設定
人が判断しなくても、システムが自動で“正しい入力”へ導きます。
③ フローが“見える化”され、誰でも同じ手順で作業できる
見積 → 受注 → 請求 → 入金
顧客 → 商談 → 案件 → 原価管理
など、業務のつながりが見えるため
新人でも迷わず業務に入れます。
④ Excelの自由度はそのまま活かしつつ、壊れない仕組み
- Excel取り込み
- Excel出力テンプレート
- PowerQueryやPowerPivotとの併用
- CSV・PDFの抽出
“Excelを捨てるDX”ではなく
“Excelを活かしつつ運用不能にならないDX”
ができます。
⑤ 権限管理で「見せる・見せない」を細かく設定できる
売上を見せたくない社員、
原価を触らせたくない部門、
顧客情報を外注に見せたくないなど、
企業のルールに合わせた人の配置が実現できます。
■ 事例：情報が属人化していた卸売会社（社員18名）
▼ Before（導入前の問題）
- 営業担当ごとに顧客Excelがバラバラ
- 営業会議で数字が合わず毎回1〜2時間ロス
- 新人が1人前になるまで最短1年
- Aさんの作る見積書だけ利益率が狂う
- kintone・楽商を検討するも費用に難あり
▼ After（Exment導入後）
- 顧客情報／案件／受注／出荷／請求が一元化
- 営業会議の準備は“ボタン1つ”に
- 新人が2ヶ月で戦力化
- 利益率が可視化され、赤字案件を即時発見
- 社長がスマホからリアルタイムで売上を確認
- ITスキルが低い人も業務に参加できるように
特に効果が大きかったのは
「経験年数＝仕事の質」という構造が壊れたこと」
でした。
新人でも、シニアでも、パート社員でも
“同じ業務フローで、同じ品質の仕事ができる環境”
が仕組みとして形になったのです。
■ 競合比較：属人化の解消という観点で見た各ツールの違い
| ツール | 属人化解消の仕組み | 課題 |
|---|---|---|
| kintone | 柔軟なアプリ設計・外部連携 | 人数課金で費用が膨らむ。自由度が高すぎて“作りすぎ問題”が起きる |
| FileMaker | 設計自由度が高い | 開発者に依存しやすく、逆に属人化しがち |
| AppSuite | Notesユーザー向けの標準化 | 柔軟性が低く、既存業務に寄せづらい |
| 業務特化型（楽商・アラジン・楽々販売） | 仕組み化は強い（属人化は起きにくい） | カスタマイズすると一気に高額／業務がパッケージに縛られる |
| Exment | Excel文化に最適化されたWebDB。入力ルール、権限、フロー、APIすべて揃う | 0→1で完全に丸投げしたい企業には不向き |
**結論：
Exmentは“属人化を防ぎながら業務に合わせられる”唯一の中間ポジション。**
■ 適材適所の組織へ：Exmentで実現する「人の再配置」
Exmentは単なるデータベースではありません。
組織を“個人戦→チーム戦”に変えるための基盤です。
▼ Exment導入で可能になる組織改革
- 人によって内容が異なる資料 → 自動で統一された形式へ
- 属人エクセル → 誰でも触れるWeb画面へ
- 経験でしか判断できない→ データで判断
- 仕事のばらつき → システムが標準化
- 新人が育たない → 仕組みで育つ
結果、
「人に依存しない運用」＝“適材適所の実現”
が進みます。
■ 経営者が持つべき視点：「Excelの上手い人を育てる」のではなく「仕組みで人を活かす」
多くの中小企業でDXが失敗する理由は
“人のスキルに依存した改善”を続けていること
にあります。
本当に必要なのは、
スキルの高い人を育てるよりも
誰でも一定品質の仕事ができる“仕組み”をつくること。
それがExmentが最も得意とする領域です。
■ まとめ：属人化の時代は終わり。Exmentで組織は「標準化→適材適所」へ進化する
- Excelは優秀だが属人化を招きやすい
- Exmentは“Excel文化を崩さず属人化を解消”できる
- 入力ルール・フロー・権限・一元管理でミスゼロへ
- 新人育成が早くなり、ベテランは本来業務に集中
- 競合ツールより“導入後の運用コスト”に優れる
- 組織は個人戦からチーム戦へ
Exmentは、単なるシステム導入ではなく
“社内人財を最大限に活かすための経営改革ツール”
だと言えます。
