第6回：すでにExcelで整理できてるならチャンス！ ― Exment導入で業務効率はここまで変わる
readbelladmin「うちはもうExcelで十分に整理できているから、データベースは必要ないよ」 ――そう思っている中小企業の方ほど、実はExment導入の“ベストタイミング”にいます。
なぜなら、Excelでデータをしっかり管理できているということは、すでにデータベース設計の基礎ができているということ。 Exmentは、まさにそのExcel文化を活かしながら、次のステージへ進むためのツールです。
本記事では、Excelを卒業してExmentを導入した企業がどのように業務を変えたのか、 そして「どんな順番で移行すれば失敗しないのか」を、実例を交えて詳しく解説します。
目次
- 1. 現場あるある：データが“整理されすぎて逆に煩雑”
- 2. Excelの限界：情報が“散らばる”問題
- 3. Exmentで“データが集まる仕組み”を作る
- 4. ファイル共有から“リアルタイム閲覧”へ
- 5. 導入後のBefore→After：実際の業務変化
- 6. 導入ステップ：Excelユーザーが成功する移行手順
- 7. まとめ：Excelの延長線上にある“真のデータ経営”
- 8. ReadBellの支援内容
- FAQ
1. 現場あるある：データが“整理されすぎて逆に煩雑”
「顧客リスト」「見積管理」「請求一覧」「売上レポート」―― Excelを使いこなしている企業ほど、きれいに整理されたファイルが社内にあふれています。
しかし、その数が増えるにつれてこんな声が聞こえてきます：
- 「同じ顧客情報を何回も入力している」
- 「シートは整理されてるけど、更新が手間」
- 「ファイルごとに担当が違って、修正箇所がわからない」
つまり、Excelの整理力が高いほど、属人化のリスクも比例して高まるのです。 誰か1人がミスをすれば、複数のファイルに影響が出る―― これが「Excelの限界」であり、次のステップへ進むべきサインです。
2. Excelの限界：情報が“散らばる”問題
Excelの構造は、基本的に「1ファイル＝1テーマ」。 そのため、部署や業務ごとにファイルが増えると、情報が分断されます。
例えば、次のような状況が起こります。
- 営業：顧客情報.xlsx
- 経理：請求一覧.xlsx
- 管理：契約管理.xlsx
このように部門別にファイルを分けると、一見整理されているように見えますが、 実際には「同じ顧客が3つのファイルに存在する」状態です。 結果として、顧客名や住所の修正があるたびに、全ファイルを探して更新しなければならない。 まさに“整理されすぎて管理が煩雑になる”典型例です。
3. Exmentで“データが集まる仕組み”を作る
Exmentは、こうした「ファイルごとに散らばるデータ」をひとつにまとめ、 クラウド上で一元管理できるデータベースシステムです。
たとえば次のように、各ファイルをExment内で“テーブル”として再構成します。
| Excelでの管理 | Exmentでの管理 |
|---|---|
| 顧客リスト.xlsx | 顧客テーブル |
| 請求一覧.xlsx | 請求テーブル |
| 売上集計.xlsx | 売上テーブル |
| 担当者表.xlsx | ユーザーテーブル |
これらを「顧客ID」などの共通キーで関連付けることで、 顧客情報を開くだけで「請求履歴」「売上履歴」「担当者」が一覧表示されるようになります。
つまり、“散らばるデータが自動的に集まる”仕組みが完成するのです。
さらに嬉しいExmentの特長
- 同時編集OK： 複数人が同じデータをリアルタイムに更新可能
- 権限管理： 閲覧・編集権限を細かく設定
- 履歴追跡： 誰がいつ何を変更したか記録
- ノーコード設定： Excel感覚でテーブル作成・項目追加
これにより、「ファイルを開く」「保存して送る」「共有フォルダにアップ」という作業が一切不要になります。
4. ファイル共有から“リアルタイム閲覧”へ
Excelでは、ファイル共有が前提です。 「最新版.xlsx」をメールで送る、「共有ドライブに保存して上書き」――この運用が習慣になっています。
しかし、この運用こそが“非効率の温床”です。
- 更新タイミングが重なると上書き事故
- 誤って古いファイルを送信
- 履歴が残らずミスの原因が追えない
Exmentでは、全員が同じURLからアクセスし、同じ画面を見ながら作業できます。 リアルタイムで更新内容が反映され、履歴も自動で記録。 ファイルを送る文化が終わり、“画面で共有する時代”に変わります。
特にテレワークや拠点の多い企業では、 この「同じデータを同時に見る」仕組みが圧倒的な効率化につながります。
5. 導入後のBefore→After：実際の業務変化
| Before（Excel中心） | After（Exment導入後） |
|---|---|
| 各部署が別々のファイルを管理 | 全部署が同じデータを共有 |
| 更新内容をメールで送信 | クラウド上で即時反映 |
| 修正ミスの原因が不明 | 履歴で変更者・日時を特定 |
| 誰が最新かわからない | 常に全員が最新版を閲覧 |
| 月末集計に1日かかる | ボタン1つで自動集計・レポート出力 |
ある建設業の例では、Excelで管理していた「安全教育受講リスト」をExmentに移行。 現場責任者がスマホから受講状況を更新できるようになり、 安全管理担当者の集計作業が毎月6時間削減されました。
また、介護施設での導入では、職員の勤務表・請求履歴・入居者情報をExmentで統合。 「職員Aさんの担当入居者」や「未処理請求」を即座に確認できるようになり、 管理コストが大幅に減少しました。
6. 導入ステップ：Excelユーザーが成功する移行手順
Exment導入は、実はとてもシンプルです。Excelが使える人なら誰でも進められます。
① Excelの構造を見直す
まずは既存のExcelファイルを確認し、「何の情報を管理しているか」を整理します。 特に、同じ情報を複数ファイルに書いていないかをチェック。 これがExment移行の第一歩です。
② テーブル化の準備
Excelの列名を「フィールド名」に変更するイメージで整えましょう。 例：「顧客名」→「customer_name」、「日付」→「date」など。 この時点で、Exmentのテーブル項目設計がほぼ完成しています。
③ データをインポート
Exmentでは、ExcelやCSVをドラッグ＆ドロップするだけでテーブルを作成可能。 自動で項目を判別し、データベース構造を生成します。
④ 権限とビューを設定
ユーザーごとに「閲覧のみ」「編集可」を設定し、 必要な項目だけを表示するビューを作成します。 これにより、ミス防止と操作性を両立できます。
⑤ 運用を定着させる
初期導入後は、Excel感覚で操作を続けるだけ。 「報告書」「進捗表」などのテンプレートをExment上で自動生成できるようにすれば、 紙ベースの業務も自然と消えていきます。
7. まとめ：Excelの延長線上にある“真のデータ経営”
- Excelで整理できている＝Exment導入の準備ができている
- ファイルを「送る」文化から「見る」文化へ
- 属人化・更新ミスを根本的に解消
- Exmentで“データが集まる会社”に変わる
Excelは「データを作る」ツール。 Exmentは「データを使う」ツール。 この2つを組み合わせることで、 中小企業でも“リアルタイム経営”が現実になります。
あなたの会社も、いま持っているExcelデータをそのまま活かして、 データ経営への第一歩を踏み出してみませんか？
8. ReadBellの支援内容
ReadBellでは、Excel業務の棚卸しからExment構築、運用定着支援までトータルでサポートします。 「Excelが整理されている今」がチャンスです。 無料相談では、実際の業務に合わせた導入イメージをご提案します。
FAQ
- Q1：Excelデータをそのまま移行できますか？
→ はい。CSV出力したデータをそのまま取り込めます。 - Q2：複数人で同時に更新しても大丈夫？
→ 問題ありません。Exmentはリアルタイム同期対応です。 - Q3：運用後にExcelに戻すことはできますか？
→ はい。ExmentからExcel形式で出力可能です。 - Q4：ITに詳しくない社員でも使えますか？
→ Excelを使える方なら操作できます。ノーコード設計です。
Excelを極めた企業こそ、次に進むステージがある。 Exmentで“集まるデータ経営”を実現しましょう。
