第5回：社内のデータ活用は“Excelから始める”が正解！ ― デジタライゼーション成功の法則
readbelladmin「うちはまだExcelで十分」「データベースは難しそう」―― そう考えている企業ほど、実は“デジタル化の第一歩”を踏み出せるチャンスがあります。
なぜなら、Excelをきちんと使いこなせる企業ほど、Exmentのようなデータベースへの移行がスムーズだからです。 本記事では、Excelのファイル管理が抱える課題と、Exmentがもたらす“一元管理”のメリットを、 実際の業務シーンを交えて解説します。
目次
- 1. 現場あるある：ファイルが増えすぎて混乱
- 2. Excelの限界：ファイル管理がデジタル化の壁
- 3. Exmentで変わる！ファイルからデータベース管理へ
- 4. “ファイルを送る”から“同じ画面で見る”へ
- 5. Before→After：業務がこう変わる
- 6. デジタライゼーションを成功させる3つのポイント
- 7. まとめと次回予告
- 8. ReadBellの支援内容
- FAQ
1. 現場あるある：ファイルが増えすぎて混乱
Excelを活用している企業で最も多い悩みが、「ファイルが増えすぎる」ことです。
営業部では「顧客リスト.xlsx」、経理では「請求一覧.xlsx」、管理部では「契約管理.xlsx」――。 しかも、それぞれが自分用にコピーして使ううちに、 フォルダの中には「最新版」「最終」「確定版」「修正版」など、似たようなファイル名が並びます。
結果として、「どれが最新か分からない」「誰が更新したのか不明」という状態に陥り、 社内の情報共有がストップ。これは、Excelの“ファイル単位管理”が原因です。
つまり、Excel自体が悪いのではなく、「ファイルでデータを分ける文化」がトラブルを生んでいるのです。
2. Excelの限界：ファイル管理がデジタル化の壁
Excelは個人がデータをまとめるには最適なツールですが、 チームで扱うと次のような課題が生まれます。
- 複数人で同時編集できず、上書き事故が起こる
- ファイル共有でメールが飛び交い、バージョンが乱立
- 過去の修正履歴を追えない
- 「最新版」が人によって違う
この状態では、「属人化」「重複管理」「データの信頼性欠如」が発生。 Excelを中心に業務が回っている企業ほど、デジタル化の壁にぶつかりやすいのです。
特に危険なのが、「Excelをデータベースのように扱っている」ケース。 一見便利そうでも、共有の仕組みがないため、 情報の整合性が崩れるリスクが常につきまといます。
3. Exmentで変わる！ファイルからデータベース管理へ
そこで登場するのが、ノーコードデータベースツールのExment（エクスメント）です。 Excelで培った管理ノウハウを活かしながら、“ファイルを超えたデータ管理”を実現します。
Exmentでは、Excelの「シート1枚」が「テーブル（台帳）」に置き換わります。 顧客情報、売上、契約、在庫などをそれぞれテーブルとして登録し、 すべてのデータをクラウド上で一元管理できます。
主な特徴は以下の通りです：
- 一元管理： 全員が同じデータを閲覧・更新
- リアルタイム更新： 誰かが修正すれば即反映
- 権限管理： 閲覧・編集範囲をユーザーごとに設定
- 履歴追跡： 誰がいつ何を変更したか記録
つまり、これまで「ファイルごとにデータが散らばっていた」状態が、 Exment導入によって「一つのシステムの中に整理される」形に変わるのです。
4. “ファイルを送る”から“同じ画面で見る”へ
Excel文化では、誰かが更新したファイルをメールで送るのが当たり前でした。 しかしその結果、「古いファイルを参照してミスをする」「同時に上書きして消える」といった問題が起こります。
Exmentでは、そうしたやり取り自体が不要になります。 社員全員が同じ画面にアクセスし、最新データをリアルタイムで共有できるからです。
これにより、次のような変化が生まれます：
- データの整合性が常に保たれる（誰が見ても最新）
- ファイル送信の手間がなくなる
- 上司が確認しやすい（ダッシュボードで進捗を可視化）
- テレワークでも支障なし
これは単なるツールの置き換えではなく、 「業務の文化を変えるデジタライゼーション」の第一歩です。
5. Before→After：業務がこう変わる
| Before（Excel中心） | After（Exment導入後） |
|---|---|
| ファイルを共有フォルダで保存 | データをクラウドで一元管理 |
| 更新者ごとに内容が異なる | 常に全員が同じ最新情報を確認 |
| 履歴が残らずトラブル時に特定不可 | 誰がいつ変更したか履歴追跡可能 |
| 共有ミスで誤送信 | アクセス権限で安全に管理 |
| ファイル複製による混乱 | 1つのデータで全員が作業 |
このように、Exmentでは「Excelの得意分野（表形式の管理）」をそのまま残しつつ、 「チームで使う仕組み」をクラウド上で再構築できます。
6. デジタライゼーションを成功させる3つのポイント
ExcelからExmentへ移行する際、最初からすべてを変える必要はありません。 むしろ、次の3つのステップを踏むことで失敗しにくくなります。
① まずは“Excel整理”から始める
今あるExcelを見直し、同じ情報が重複していないかをチェック。 「顧客マスター」「売上明細」「請求履歴」など、役割ごとに整理するだけで 後のExment移行がスムーズになります。
② 項目名を統一する
Excelの列名を「顧客名」「得意先」「顧客」「会社名」などバラバラにしていませんか？ こうした項目名を統一するだけで、データベース移行時のマッピング作業が格段に楽になります。
③ 小さく始めて大きく育てる
最初から全社導入を目指すのではなく、まずは「営業部だけ」「請求管理だけ」といった部分導入から。 成果を実感しながら徐々に拡大していくのが、成功する企業の共通点です。
7. まとめと次回予告
- Excelの“ファイル文化”は便利だが限界がある
- ExmentはExcelの延長線上で“一元管理”を実現
- 「送る」から「同じ画面で見る」への転換がDXの鍵
- 小さく始めて、デジタライゼーションを成功させよう
次回は「第6回：すでにExcelで整理できてるならチャンス！ ― Exment導入で業務効率はここまで変わる」。 実際にExmentを導入した場合、どのように業務が変化するのか、 具体的なビフォーアフター事例を紹介します。
8. ReadBellの支援内容
ReadBellでは、Excel業務の整理からExment導入・運用までをワンストップで支援しています。 単なるツール導入ではなく、「業務の仕組みをデータベースに落とし込む」ところまで伴走します。
「Excelで困っている」「どこから始めればいいか分からない」という方も、 まずはお気軽にご相談ください。
FAQ
- Q1：ExcelとExmentは併用できますか？
→ はい。ExcelをExmentの入出力ツールとして使うことができます。 - Q2：Exmentの操作は難しいですか？
→ Excelが使えれば問題ありません。ノーコードで設定可能です。 - Q3：既存データはどうやって移行しますか？
→ ExcelやCSVをそのままインポート可能です。 - Q4：社外メンバーとも共有できますか？
→ 権限を設定すれば、安全に共有できます。
Excelで整えて、Exmentで広げる。 それが中小企業の“現実的なDX”の最短ルートです。
