第4回 AIの前段階として、本当に効く業務改善とは
readbelladmin― いきなりAIを入れなくても、会社はここまで変えられる ―
第3回までで、
AIが入らない理由が「技術」ではなく
業務が整理されていないことにあると見えてきました。
では、次に浮かぶ疑問はこれです。
「結局、何から始めればいいのか？」
ここで多くの経営者が、
また別の不安にぶつかります。
・また高額なシステムの話になるのでは？
・結局、ITに強い会社向けの話では？
・現場がついてこられないのでは？
ですが安心してください。
ここで必要なのは、
AIでも、最新技術でもありません。
業務改善は「小さく始めていい」
業務改善という言葉を聞くと、
大きな改革をイメージしがちです。
・業務フローを全部書き直す
・新しいシステムを一気に入れる
・全社員を巻き込む
しかし、中小企業において
このやり方は、ほぼ失敗します。
なぜなら、
現場の負担が先に来てしまうからです。
本当に効果が出るのは、
もっと現実的な改善です。
・毎月の集計作業を少し楽にする
・同じ入力を何度もしなくて済むようにする
・「あの人しか分からない」を減らす
こうした 小さな改善の積み重ねが、
結果として会社全体を変えていきます。
「業務改善ツール」はAIの代わりではない
ここで誤解してほしくない点があります。
業務改善ツールは、
AIの代わりではありません。
役割が違います。
業務改善ツールがやるのは、
・業務を型にする
・情報を一か所に集める
・作業を標準化する
つまり、
AIが働ける“土台”を作る役割です。
この土台がないままAIを使おうとすると、
AIは何もできません。
逆に、この土台が整った瞬間、
AIは驚くほど自然に使える存在になります。
Excelは、まだまだ現役の業務改善ツール
多くの中小企業では、
すでにExcelが業務の中心にあります。
ここで大事なのは、
Excelを捨てる必要はないということです。
・手作業をマクロで自動化する
・毎月同じ処理をボタン一つで終わらせる
・集計ミスをなくす
これだけでも、
・残業が減る
・属人化が減る
・「考える時間」が増える
といった変化が起きます。
Excelは、
正しく使えば、立派な業務改善ツールです。
「管理できない」を解消する仕組み
一方で、
Excelだけでは限界が出てくる場面もあります。
・人が増えてきた
・データ量が増えてきた
・履歴管理や権限管理が必要になった
こうしたときに必要になるのが、
業務を整理するための管理ツールです。
ここで重要なのは、
「多機能なシステム」ではありません。
・自社の業務に合わせて形を変えられる
・現場が直感的に使える
・小さく始めて、育てていける
こうした条件を満たすツールであれば、
現場は無理なくついてきます。
結果として、
・業務が見える
・データが溜まる
・判断が早くなる
という状態が生まれます。
業務が整うと、空気が変わる
業務改善が進むと、
会社の空気が少しずつ変わります。
・「探す時間」が減る
・「確認だけの仕事」が減る
・「これ、AIでできそうですね」という声が出始める
ここが、とても重要なポイントです。
AIを使おうとしていないのに、
AIの話が自然に出てくる
この状態こそが、
健全なスタートラインです。
AIは、準備ができた会社にだけ優しい
AIは、誰にでも平等に見えて、
実はとても正直です。
・整理されていない会社では、力を出せない
・整理された会社では、一気に化ける
だからこそ、
いきなりAIを入れるよりも、
先に業務改善を進めた会社が強い
という構図が生まれます。
業務改善ツールは、
AI導入の「遠回り」ではありません。
一番確実な近道です。
次回予告
次回は、
「業務が整うと、AIはどう使われ始めるのか」
をテーマに進めます。
特別なAIシステムの話はしません。
現場レベルで、自然に起きる変化を追っていきます。
・AIはどこで使われ始めるのか
・経営者は何を管理すればいいのか
・何を“任せてはいけない”のか
業務改善とAIが、
どう一本の線でつながるのかが見えてきます。
