Excel作業を卒業するための実務ステップアップ講座
readbelladminPowerQueryで始めるExcel自動化入門
第2回 CSV・複数ファイルを一瞬でまとめる
― 毎月の「取り込み作業」をボタン1つに変える ―
Excelでこんな作業をしていませんか。
・毎月、CSVファイルを開いている
・別々のフォルダにあるExcelファイルを1つにまとめている
・コピーして貼り付けて、形式を整えている
・「先月と同じ手順」を、また最初からやっている
この作業、
時間がかかるだけでなく、実はミスの温床です。
- コピー範囲を間違える
- ファイルを1つ入れ忘れる
- 列の順番がズレる
こうしたミスは、
注意力で防ぐものではありません。
仕組みで防ぐものです。
その仕組みを作るのが、
PowerQueryの得意分野です。
CSV取込がつらい理由
CSVファイルは、
多くの業務システムで使われています。
ですがExcelで扱うと、
・文字化けする
・日付の形式がバラバラ
・毎回同じ列を削除している
といった問題が起こりがちです。
そして何より、
「毎回同じことをしている」
これが一番の問題です。
PowerQueryでCSVを取り込むと何が変わるのか
PowerQueryでCSVを取り込むと、
作業の流れがこう変わります。
従来のやり方
- CSVを開く
- 不要な列を削除
- 列の順番を調整
- 形式を直す
- 別ブックにコピー
PowerQueryのやり方
- CSVを指定する
- 必要な形に整える
- 完了
次回からは、
「更新」ボタンを押すだけです。
複数ファイルをまとめる、が一番強い
PowerQueryの真価は、
**「複数ファイルの一括処理」**にあります。
例えば、
・月ごとに分かれたCSV
・店舗ごとのExcelファイル
・日付別に保存されたデータ
これらを、
フォルダ単位でまとめて取り込む
ことができます。
ポイントは、
「ファイルを増やしても、設定は変えない」
という考え方です。
フォルダ指定＝「増えてもOK」
PowerQueryでは、
・このフォルダの中にある
・この形式のファイルを
・全部まとめる
という指定ができます。
つまり、
・今月分のファイルを追加
・来月分のファイルを追加
しても、
やることは「更新」だけです。
「ファイルが増える＝作業が増える」
という関係が、ここで断ち切られます。
列名が同じなら、迷わず結合できる
PowerQueryが優れている点の1つが、
「列名」を基準にデータを扱う
という思想です。
- A列、B列
ではなく - 日付
- 商品名
- 金額
という意味で結合されます。
これは、
これまで学んできた
・テーブル
・構造化参照
の考え方と完全につながっています。
手作業でやると壊れやすい理由
複数ファイルを手でまとめると、
・列を1つ追加した
・列の順番が変わった
といった変化に、
人は気づきにくいです。
PowerQueryでは、
・列が増えた
・列名が変わった
といった変化が
目に見える形で分かります。
これは、
安心して使い続けられる理由の1つです。
「とりあえず全部取り込む」でいい
PowerQueryを使うとき、
最初から完璧に作ろうとする必要はありません。
・まずはCSVを取り込む
・まずはフォルダを指定する
それだけで十分です。
後から、
・不要な列を削除
・並びを整える
といった作業を
順番に追加していけます。
ピボットや分析は「後工程」
ここで重要な考え方があります。
PowerQueryは、
集計や分析をする場所ではありません。
役割は、
「分析しやすい形に整えること」
です。
整えたデータを、
・ピボットテーブル
・ピボットグラフ
・PowerPivot
に渡す。
これが、
正しい役割分担です。
VBAやマクロは、まだ不要
ここまで読んでいただいて分かる通り、
・ループ処理
・ファイル操作
といったことを
VBAで書く必要はありません。
PowerQueryは、
Excelに最初から用意されている
「安全な自動処理機能」
です。
次回予告
次回は、
取り込んだデータを
「使える形」に整える
具体的な加工テクニック
を紹介します。
・列の分割
・形式の統一
・不要行の削除
を、
毎回の作業から解放する方法を
実例で解説します。
