支援に集中できる職場は事故も少ない。事務作業に追われない環境が、安心できる施設づくりの第一歩。
readbelladminこんにちは。
福祉や就労支援の現場で働く皆さん、毎日お疲れさまです。
「支援の仕事をしたくてこの仕事に就いたのに、
気がつけば書類や請求業務に追われてばかり…」
そんな声を、よく耳にします。
本来、福祉の仕事は「人と向き合う」ことが一番大切。
けれど現実には、支援記録や請求処理、シフト調整など
間接業務（事務作業）に多くの時間と労力がかかっています。
今回は、
「どうすれば支援に集中できる環境をつくれるのか」
「業務を効率化することで、どんな良いことがあるのか」
を、実際の施設の事例を交えてご紹介します。
現場の課題：「忙しすぎて、教育もできない」
ある就労継続支援B型事業所「ひなた作業所」（仮名）では、
毎月の請求業務や帳票作成に職員が追われ、
新人の育成や支援の質の向上まで、なかなか手が回らないのが悩みでした。
- 利用者の実績を毎日手書きで集計
- 毎月の国保連請求は、締め切りギリギリで深夜残業
- 支援記録が職員によって形式バラバラで、引き継ぎに苦労
- 新人職員が業務を覚える前に辞めてしまう…
「誰かが急に休むと、全部が回らなくなるんです」
という声も聞かれました。
なぜ“事務作業”が支援の質を下げてしまうのか？
職員が支援以外の作業に時間を取られることで、
次のような“見えないリスク”が生まれます。
- 支援の観察や振り返りにかける時間が減る
- 教育・OJTが後回しになる
- 記録の抜け・ミスが増える
- 情報共有の漏れで事故やトラブルが発生
特に人手不足の施設では、「1つのミス」が大きな問題につながることも。
実際に、服薬ミスや転倒事故、請求トラブルなどが記録の不備や伝達ミスから起こることもあります。
理想の施設とは？人気のある施設に共通するポイント
事故が少なく、職員が長く働き続けられる施設には、共通点があります。
- 支援記録や請求業務が仕組み化・自動化されている
- 情報共有がスムーズで、属人化していない
- 新人でも迷わず業務に入れるよう、教育ツールやマニュアルが整備されている
- ミスが起きにくいシステムやチェック体制がある
「忙しすぎない現場」こそ、質の高い支援を実現できる職場なのです。
実例紹介①：ひなた作業所（就労継続支援B型／大阪）
課題
- 請求処理が複雑で、月末に職員全員が残業
- 支援記録が紙とExcel混在で情報共有に時間がかかっていた
改善策
- Excelマクロを導入し、利用実績から請求データを自動出力
- 支援記録の入力フォーマットを統一し、クラウドで共有
効果
- 請求処理の所要時間が70％削減
- 職員の残業がほぼゼロに
- 情報共有のミスが減り、支援の質が安定
実例紹介②：すずらんホーム（共同生活援助／兵庫）
課題
- 新人職員が現場に入るたびに、教える側の負担が大きかった
- 教育内容が属人的で、業務のばらつきが多かった
改善策
- よくある業務をExcelテンプレート化＋マクロで半自動化
- Exment（WEBデータベース）にマニュアルや動画教材をまとめて格納
効果
- 教育時間が約半分に短縮
- 「前よりも安心して新人を受け入れられる」と現場から好評
- 教育のばらつきが減り、離職率も低下傾向に
解決のカギは、「本当に必要なことにだけ集中できる環境づくり」
私たちはこれまで、福祉や介護の現場に寄り添いながら、
ExcelマクロやWEBデータベース（Exment）を活用した業務改善を多数支援してきました。
大切なのは、
「誰がやっても、ミスなく、迷わず、同じ品質でできる仕組み」を作ること。
それが結果として、
・職員のゆとり
・教育の質
・利用者への安心感
につながります。
あなたの施設も、はじめてみませんか？
「ITとかマクロとか、よく分からない…」
という方でもご安心ください。
私たちは現場の言葉でヒアリングし、ゼロから一緒に改善策を考えます。
ちょっとしたExcelの工夫だけで、大きな効果が出ることも少なくありません。
ご相談・お問い合わせはこちら
- ▷ 業務改善の無料ヒアリング実施中
- ▷ Excelマクロ導入サンプルもご提供可能です
- ▷ Exmentを使った教育管理・支援記録の一元化も対応可能です
最後に
「支援に集中できる職場づくり」は、
事故を防ぎ、職員も利用者も安心して過ごせる施設づくりに直結します。
その一歩として、
“やらなくていい業務”を見直し、仕組みに任せることから始めてみませんか？
