第1回 DXって何？OCRって何？
readbelladmin結局「オフィスの何が楽になる話」なのか
最近、DX（デジタルトランスフォーメーション）やOCRといった言葉を、ニュースや取引先との会話で耳にする機会が増えてきました。
とはいえ、
「正直、よく分からない」
「うちみたいな会社には関係なさそう」
「大企業がやる話でしょ？」
そう感じている方も多いのではないでしょうか。
特に中小企業のオフィス業務に携わる方や、経営者の方にとっては、
“横文字のIT用語＝お金がかかりそうで難しい話”
というイメージが先に立ちがちです。
でも、最初にお伝えしたいのはこれです。
DXやOCRは、特別な会社だけの話ではありません。
むしろ「今のオフィスの困りごと」をそのまま解決する話です。
DXやOCRは「魔法の技術」ではない
まず、言葉のイメージを整理してみましょう。
DXというと、
AI、ビッグデータ、クラウド、ロボット…
そんな最先端技術を思い浮かべる方もいるかもしれません。
OCRについても、
「請求書を自動で読み取るやつ」
「経理の人が使うシステム」
というぼんやりした印象がある程度でしょう。
しかし、これらに共通している本質はとてもシンプルです。
・紙や手作業を減らす
・同じ作業を何度もしなくて済むようにする
・人が考える時間を増やす
つまり、
「オフィスの仕事を少し楽にするための仕組み」
にすぎません。
決して、
「いきなり会社を大きく変えなければならない話」
ではないのです。
多くのオフィスが抱えている“見えにくい問題”
では、今のオフィスではどんな困りごとが起きているでしょうか。
思い当たるものが、きっといくつもあるはずです。
・Excelファイルがあちこちに散らばっている
・最新版がどれか分からない
・同じ内容を何度も入力している
・担当者しか分からない管理表がある
・引き継ぎが大変
・「探す時間」に意外と時間を取られている
これらは、
「忙しいから仕方ない」
「どこの会社でも同じ」
と見過ごされがちです。
しかし実は、この状態こそが
DXや業務改善が必要になる“入り口” なのです。
忙しいのに、なぜ仕事は楽にならないのか
多くの現場では、社員が一生懸命に仕事をしています。
残業もして、ミスが出ないように気を配り、何とか回している。
それなのに、
・仕事は減らない
・余裕は生まれない
・改善の話をする時間もない
なぜでしょうか。
理由は単純です。
「仕組み」がない状態で、人の頑張りだけで回しているからです。
紙、Excel、メール、口頭連絡。
それぞれは便利でも、全体として整理されていない。
結果として、
「同じ確認」
「同じ入力」
「同じ探し物」
を、毎日繰り返すことになります。
これでは、どれだけ真面目に働いても楽にはなりません。
DXの第一歩は「楽をしてはいけない」から抜け出すこと
中小企業では、こんな空気を感じることがあります。
「楽をするのは悪いこと」
「忙しいのは頑張っている証拠」
「効率化＝手を抜くこと」
ですが、これは大きな誤解です。
本来、仕事は“考えること”が一番価値があります。
入力や転記、確認作業は、できるだけ減らすべきものです。
DXやOCRが目指しているのは、
人を減らすことでも、仕事を奪うことでもありません。
人が“考える仕事”に集中できる環境を作ること。
そのために、
機械や仕組みができることを任せていくだけなのです。
「お金がかかるから無理」という思い込み
ここで、多くの経営者が不安に思うポイントがあります。
「うちは資金に余裕がない」
「高いシステムは入れられない」
「失敗したら取り返しがつかない」
この不安、とてもよく分かります。
ですが、ここで一つ考えてみてください。
今のやり方で、
・毎月どれくらいの時間を無駄にしているか
・その時間に人件費はいくらかかっているか
目に見えないコストは、想像以上に大きいものです。
DXや業務改善は、
いきなり大きな投資をする話ではありません。
まずは、
・今あるExcelを整理する
・入力ルールを揃える
・探す時間を減らす
こうした ほぼお金をかけない改善 から始められます。
そして、そこで浮いた時間や余力を、
次の改善に少しずつ回していく。
この流れこそが、中小企業に合った現実的な進め方です。
DXは「特別なこと」ではなく「延長線上」にある
DXという言葉に身構える必要はありません。
実際には、
・Excelで管理していたものを、少し整理する
・紙で回していたものを、データで残す
・人の記憶に頼っていたものを、仕組みにする
こうした積み重ねが、結果的にDXにつながります。
大切なのは、いきなり完璧を目指さないこと。
「少し楽になった」
「ミスが減った」
「時間に余裕が出た」
その小さな成功体験が、
社員の意識を変え、次の改善につながっていきます。
次回予告
では、なぜ多くの会社は
「分かっているのに改善できない」
「DXを始めたのに失敗してしまう」
のでしょうか。
次回は、
業務改善やDXがうまくいかない会社に共通する落とし穴
について、オフィスの実例を交えながら解説します。
